Gestión del tiempo | ¡Misión posible!

Gestión del tiempo

Con la llegada abrupta del home office, muchos nos sorprendimos -y me incluyo- al darnos cuenta que trabajando en modalidad virtual, el tiempo parece no alcanzarnos para todas las tareas que queremos realizar durante el día. Entonces, ¿cómo gestionamos nuestro tiempo?

Antes de comenzar…

Programamos una o más alarmas, pegamos post its en la heladera, hacemos malabares para recordar las actividades que consideramos importantes y que “no podemos olvidar”. Entonces, las afirmaciones tales como “no tengo tiempo para hacer gimnasia”, “hacer dieta”, o “ir al médico” nos interpelan. ¿Se trata de una cuestión de tiempo o de prioridades?.

Nuestra agenda es el testimonio de aquello que consideramos importante en nuestras vidas. Si cuidarte, estar con tu familia y amigos, tener tiempo de pareja es importante para vos, ¡debe estar en tu agenda!.

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es el proceso de ejercer el control consciente de nuestro tiempo; planear nuestras actividades, priorizando unas sobre otras, para aumentar nuestra eficacia productividad. También incluye el análisis y la definición de objetivos que deben alcanzarse en un tiempo determinado.

Hablamos de “control consciente” porque a menudo nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre, sin molestarnos en establecer previamente un plan para lograr el objetivo que buscamos, en el menor plazo posible.

La gestión del tiempo incluye que no sólo las actividades laborales sino también las sociales, familiares, hobbies y espirituales.

Te compartimos las leyes de gestión del tiempo más importantes a tener en cuenta si querés que tu tiempo sea más productivo.

 

Lo urgente no es siempre importante

Lo urgente se relaciona con el vencimiento en el tiempo y lo importante con aquello que agrega o no valor a nuestras metas u objetivos. No todo lo urgente es importante y viceversa.

Debido a la gran cantidad de decisiones que debía tomar en poco tiempo, el General en Jefe de las Fuerzas Aliadas durante la II Guerra mundial, Dwight Einsenhower creó un modelo para priorizar las cargas de trabajo.  Eisenhower divide las tareas en cuatro categorías según su urgencia y su importancia. La matriz de Eisenhower nos clarifica qué actividades debemos ejecutar inmediatamente, cuáles hacer o delegar y cuáles directamente, eliminar.

Para maximizar el uso de tu tiempo debes tener en claro cuáles de tus tareas corresponden a cada una de estas categorías.

 

Ni muy light, ni muy presionado

Frente a un objetivo propuesto tendemos a pensar en forma ambigua. A veces creemos que seremos más eficaces si terminamos todo en un plazo récord; otras, que debemos dedicarle todo el tiempo del mundo si la tarea es importante.

De acuerdo a la ley de los psicólogos Yerkes-Dodson, el estrés y el rendimiento están relacionados íntimamente y tienen un punto combinado de máxima eficacia. Cuando llevamos a cabo tareas con un nivel bajo de estrés o de alerta, con frecuencia nos aburrimos y la falta de presión reduce nuestra productividad. Por otro lado, si las demandas son excesivas tendemos a experimentar sentimientos de ansiedad y malestar psicológico general lo que también reducen nuestra productividad.

En cambio, cuando la tarea nos resulta estimulante y desafiante nos concentramos más activamente y nuestro rendimiento es óptimo.

El estrés se relaciona en gran medida a nuestro nivel de habilidad para desarrollar la tarea encomendada, la calidad con la que los objetivos hayan sido delimitados, los plazos y la retroalimentación de nuestros superiores o pares que generan una implicación mental completa y gratificante.

Gestión del tiempo: Ley de Yerkes-Dodson
Agradecemos la imagen de www.rincón de psicología

 

Hacer las cosas bien pero… ¿perfectas?

¿Cuál es el nivel justo de calidad que nos hacer ser eficaces en el manejo de nuestro tiempo?

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S.

Si damos la tarea por terminada en un estado inicial, es evidente que el trabajo queda incompleto y hasta resulta poco rentable.

Llega un momento en el que a un determinado aumento de tiempo invertido en la tarea no corresponde otro equivalente del valor de lo realizado. Es la zona del “perfeccionismo”: da lo mismo que la línea del gráfico sea celeste o azul, ¡el informe está completo!. Es decir, el producto tal vez sea mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta mejora resulta claramente poco rentable.

Entre una y otra zona se encuentra lo que podríamos llamar zona de eficacia.

 

Prohibido interrumpir

Según la ley de Carlson, toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua.

Tan simple como que si tienes que planchar 10 camisas e interrumpes la tarea, cuando la reanudes, deberás preparar nuevamente los materiales, esperar nuevamente unos segundos a que la plancha caliente y recién empezar a planchar. Para mejorar tu gestión del tiempo, trabaja “estar presente”, prográmate para evitar interrupciones que estén a tu alcance controlar y ¡evita revisar el celular a cada rato!.

 

Pon fecha de entrega a tus proyectos

“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización”
Fuente: https://jaespimon.files.wordpress.com/2014/11/a.png

Es decir, si tenemos una semana para presentar un trabajo, preparar una materia de la facultad, lo haremos en un una semana, pero si tenemos un mes, lo haremos en 30 días.

A menor plazo de entrega, mayor esfuerzo. A mayor, se relaja el esfuerzo y se puede perder el tiempo.

Si quieres que esta ley juegue a tu favor, declara fechas-objetivo parciales y finales para cumplir con tus tareas y empieza el primer día de plazo con la tarea más importante o que menos te guste. Recuerda que “para una tarea corta, siempre hay tiempo, para una larga, nunca hay tiempo suficiente”.

 

La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como muchos suelen creer, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una el tiempo justo y necesario.

¡Haz las actividades más importantes tan bien como sea posible y las nada importantes tan rápido como puedas!.

Angela Kohashi

COP Ángela Kohashi

Socia fundadora de La Red Coaching

 

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